Muitas equipes entram diariamente em portais de clientes para consultar pedidos, confirmar atendimento, baixar anexos, informar nota e acompanhar divergências. O Protheus contém boa parte dos mesmos dados, mas a ponte com o portal não existe ou atende apenas um trecho.
Essa automação normalmente combina integração estruturada no lado do ERP com API, arquivo ou RPA no lado do portal. O desenho precisa controlar credenciais, prazos e estados, porque repetir uma confirmação ou anexar a nota errada tem efeito comercial real.
Mapeie estados dos dois lados
O primeiro passo é criar uma tabela de equivalência: novo no portal, importado, em análise, aceito, separado, faturado, enviado e concluído. Cada transição informa quem é a fonte de verdade e qual ação pode ser repetida.
A chave externa do portal deve acompanhar pedido e documento no integrador. Sem essa correlação, o time acaba comparando número do cliente, pedido interno e nota manualmente.
Entrada de pedidos e cotações
Se o portal oferece API ou EDI, essa é a primeira opção. Caso contrário, um robô acessa a consulta, filtra apenas novos registros, baixa anexos e captura os identificadores. O arquivo passa por validação antes de chegar ao Protheus.
No ERP, a integração pode usar rotina automática, serviço customizado ou adapter EAI adequado. A própria TOTVS documenta cenários de marketplace em que cadastros saem do Protheus e cotações retornam ao ERP após o encerramento, mostrando que o fluxo deve respeitar eventos e entidades de negócio.
Retorno de nota e entrega
Depois do faturamento, o conector obtém chave, número, série e arquivo autorizado pela fonte definida. O portal recebe somente os campos exigidos e o comprovante de envio fica ligado ao documento correto.
Uma divergência — pedido cancelado, quantidade parcial ou portal indisponível — entra em fila. O processo não deve marcar como concluído apenas porque conseguiu clicar; deve verificar a resposta ou consultar novamente o status.
RPA robusto para portal
O robô usa conta nominal de serviço quando o portal permitir, cofre de segredos e segundo fator compatível com a política do cliente. Mudanças de layout, captcha e termos de uso podem limitar a automação e precisam ser avaliadas antes.
Captura de tela, HTML ou recibo por etapa ajuda a investigar. O monitor mede último acesso bem-sucedido, registros pendentes e tempo até o prazo; não espera o fornecedor reclamar.
Como começar
Escolha um portal com volume alto e processo estável. Liste telas, frequência, tipos de documento, SLAs e as rotinas Protheus envolvidas. O piloto pode inicialmente baixar e preparar uma fila sem confirmar nada externamente.
Depois de homologar o de/para e a reconciliação, automatizamos uma transição por vez. Essa progressão reduz risco e produz evidência de ganho antes de incluir outros portais.